Por Meridith Levinson, CIO/EUA
Regras básicas podem ajudá-lo a organizar melhor o seu dia, e a fazer mais com menor esforço.
Se você resolveu parar de procrastinar e ser mais produtivo, suas melhores intenções podem ter sido rapidamente subvertidas por sua rotina de trabalho.
Na opinião do especialista Jason Womack, autor do livro "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More", mudar a forma como fazemos o nosso trabalho para melhorar a nossa produtividade é uma tarefa difícil, porque nossos processos tornam-se hábito. E, em muitos casos, esses hábitos nos fizeram bem sucedidos (mesmo que tenham nos levado muitas vezes ao limite da sanidade).
"Um gerente de nível médio, por exemplo, tem provavelmente o hábito de viver movido pelo alerta de e-mail ou o zumbido do BlackBerry", diz Womack, e ele provavelmente foi recompensado por sua capacidade de resposta. "Será difícil para ele mudar seu hábito de resposta pavloviana."
O maior erro que os profissionais cometem quando se trata de gestão de tempo, acrescenta Womack, continua sendo usar o seu tempo para atividades que não merecem dois minutos de atenção.
"Eles continuam escrevendo um e-mail mesmo já tendo respondido à pergunta na linha de assunto. Prolongam a conversa ao telefone depois de já terem abordou a finalidade da chamada. Permanecem na sala de reuniões após os pontos do encontro já terem sido cobertos."
Para impedir que você cometa os mesmos erros, Womack preparou seis dicas de gerenciamento de tempo que considera mais eficazes para o aumento da produtividade.
1. Atenha-se à regra de 15 minutos
Womack recomenda organizar o seu dia de trabalho em pedaços de 15 minutos. Segundo o especialista porque 15 minutos é tempo suficiente para fazer alguma coisa e curto o suficiente para organizar o seu dia. Se você trabalha oito horas por dia, você tem 32 períodos de 15 minutos. A jornada de trabalho de 10 horas rende 40 períodos de 15 minutos.
Quando você tem que agendar uma reunião ou conferência que pode ter uma hora de duração, Womack recomenda iniciá-la 15 minutos após a hora e terminá-la na hora. Ele acredita que as pessoas podem realizar em 45 minutos (isto é, três períodos de 15 minutos) tudo o que pensam precisar de 60 minutos para fazer. Uma reunião de 45 minutos obriga você a ter foco e ir direto ao ponto e ainda rende 15 minutos extras para cuidar de outro item da sua lista de afazeres.
2. Saiba dar uma tarefa por concluída
Continuar a trabalhar em algo quando já se fez o que essencialmente era para ter sido feito é uma significativa perda de tempo que a maioria dos profissionais sequer tem consciência.
3. Elimine as distrações
O conselho Womack é para evitar distrações específicas. Se seu gerente está propenso a interrompê-lo com perguntas, antecipe-se a ele. Transforme em rotina abordá-la para dar feedback de suas atividades, em horários mais tranquilos para ele, logo no início do dia.
Outra dica de Womack: Se você precisa fazer uma pergunta rápida para alguém, e deseja evitar o risco de ser pego em uma conversa prolongada em torno o assunto, ligue para a pessoa alguns minutos antes da hora cheia. Há uma grande chance desta pessoa não ter tempo para bate-papo, também, por conta de um compromisso pré-agendado.
4. Identifique verbos que precisam de atenção
Womack recomenda organizar sua lista de afazeres em torno de verbos, como elaboração, revisão, preparação e programação. Essas são tarefas que você pode geralmente completar em um período de 15 minutos e que ajudam a mover um projeto maior para a frente, diz ele.
Se você tem uma grande variedade de verbos em sua lista de afazeres, tais como planejar, discutir, criar ou implementar, tente substituí-los por etapas da ação, acrescenta Womack. Isso vai ajudá-lo a reduzir a sensação de estar sobrecarregado.
5. Esteja preparado para um bônus de tempo
A próxima vez que você descobrir que seu vôo atrasou ou o seu médico está atrasado, não fique irritado. Você acabou de ganhar um "bônus". Se você levar algum trabalho com você onde quer que vá, como sugere Womack, você terá a chance de realizá-lo _ responder a um e-mail, retornar uma ligação, revisar uma proposta ou elaborar um plano.
6. Use atalhos de e-mail
Womack observa que tanto o BlackBerry quanto o iPhone permitem aos usuários criar atalhos de teclado para o envio de e-mail. Ele criou vários atalhos de teclado que reutiliza frequentemente. Por exemplo, se alguém envia um e-mail a Womack pedindo-lhe informações sobre como usar o Microsoft Outlook de forma mais eficaz, tudo que ele tem que fazer é digitar o seu atalho, "OL", que preenche automaticamente o seu e-mail com uma resposta padrão para a pergunta. (Este vídeo demonstra como criar esses atalhos de teclado no iPhone 4S. E este mostra como criá-los em um BlackBerry.)
Womack defende a tese de que o uso desses atalhos o tem feito economizar uma tonelada de tempo desde que ele desenvolveu várias respostas para algumas das perguntas mais comuns que as pessoas fazem a ele. O impedem de ter que recriar a resposta toda vez que alguém envia uma dúvida recorrente por e-mail.
Em resumo, ser mais produtivo só depende de você. Mantenha-se responsável por sua produtividade. No final de cada dia, durante 20 dias, yome nota de tudo o que você fez com o seu tempo naquele dia. Anote as pessoas com as quais você se encontrou, os projetos ou tarefas que você completou, ou o que você aprendeu.
O exercício soa um pouco como o trabalho escolar elementar, mas a intenção é torná-lo consciente de como você gasta seu tempo.
